Faktura-arbetsflödet steg för steg

1. Skapa – med lagkraven inbyggda

En svensk faktura ska enligt mervärdesskattelagen (11 kap. 8 §) innehålla bland annat fakturanummer i obruten serie, fakturadatum, säljarens namn, adress och momsregistreringsnummer, köparens namn och adress, samt per rad: vad som sålts, antal, pris exklusive moms, momssats och momsbelopp. Saknas säljarens adress eller köparens adress vägrar InvoiceMate att markera fakturan som redo att skicka – hellre ett stopp än en undermålig faktura. Detaljerna finns i guiden för första fakturan och du kan prova gratis i fakturageneratorn.

2. Skicka – och håll ordning på status

InvoiceMate skickar fakturan som PDF via e-post och bokför fordran i samma steg. Statusflödet – utkast, skickad, förfallen, betald – är vad du kontrollerar, inte ett excelark vid sidan av.

3. Betalningsvillkor och påminnelse

• Betalningsvillkor – 30 dagar är vanligast; saknas avtal börjar dröjsmålsränta löpa 30 dagar efter att fakturan nått kunden (räntelagen).
• Påminnelseavgift – 60 kr får tas ut enligt lagen om ersättning för inkassokostnader.
• Dröjsmålsränta – referensräntan plus 8 procentenheter; InvoiceMate räknar den på påminnelsen åt dig.
• Inkassokrav – upp till 180 kr i ersättning om påminnelsen inte hjälper. Se påminnelseguiden för trappan steg för steg.

4. Betald – bokföring utan dubbelarbete

När pengarna kommer registreras betalningen mot fakturan – manuellt eller automatchad vid bankavstämningen. Verifikationen balanserar kundfordran mot bankkontot, och en eventuell överbetalning hanteras som kundförskott i stället för att försvinna i ett korrigeringstrassel.

Vanliga fel i flödet

• Fakturan skickad utan köparens fulla adress – krav när momsen är 4 000 kr eller mer.
• Påminnelse utan lagstadgad avgift – pengar du lägger på bordet.
• Betalning bokförd utan koppling till fakturan – kundfordran står kvar öppen.