Bokföra kvitton digitalt

Vad bokföringslagen kräver

Bokföringslagen (5 kap.) kräver att varje affärshändelse dokumenteras med en verifikation som visar när den bokfördes, när händelsen inträffade, vad den avser, vilket belopp det gäller och vem motparten var. Kvittot är underlaget – verifikationen är bokföringen. Utan underlag har du ett avdrag du inte kan bevisa.

Räkenskapsinformationen – kvitton och verifikationer inräknat – ska bevaras i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret slutade (7 kap.). Digital lagring är tillåten så länge informationen hålls läsbar och bevarad under hela tiden.

Kvitton och moms

För att dra av ingående moms behöver underlaget visa momsbeloppet eller momssatsen. Ett kortköpsunderlag utan momsspecifikation räcker inte – säkra därför att kvittot är komplett direkt vid köpet.

Arbetsflödet i InvoiceMate

1. Ladda upp underlaget direkt – kvitton och bilagor kopplas till verifikationen eller fakturan de hör till, inte till en mapp på din telefon.
2. I mobilappen (pilot via TestFlight) kan du fota kvittot, få ett bokföringsförslag att granska och godkänna – förslaget postar inget utan ditt godkännande.
3. Saknade underlag flaggas – InvoiceMate visar vad som fattas innan månadsavslut, så luckorna hittas medan kvittot fortfarande går att få tag på.
4. Allt spårbart – varje verifikation går att följa tillbaka till sitt underlag; vid export eller bygg av årsunderlagen följer bilagorna med.

Vanliga misstag

• Privata och företagets köp blandade på samma kortutdrag – gör det svårare för dig själv vid bankavstämningen.
• Representation bokförd som vanlig kostnad – särskilda avdragsregler gäller.
• Underlag som "sparats" som inkorg-mejl – vid årsskiftet är de svåra att hitta; koppla dem till verifikationen direkt.

Byter du från ett annat program flyttar kvittoarkivet inte automatiskt med – bokföringen gör det däremot via SIE-importen.